Política de privacidad

Este documento explica qué datos personales trata GesDoc Nube, con qué finalidad, dónde se guardan y qué puede hacer usted al respecto. Está redactado conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP) y su Reglamento General.

1. QUIÉN RESPONDE

MarMegSoft, con domicilio en la República del Ecuador y correo de contacto marmegsoft@gmail.com, es quien presta el servicio y a quien usted puede dirigirse para cualquier asunto relativo a sus datos personales.

2. LOS DOS PAPELES DE MARMEGSOFT, QUE NO SON EL MISMO

Es importante distinguirlos porque de ellos dependen las obligaciones de cada parte:

• · Respecto de los datos de las PERSONAS QUE USAN el servicio —nombre y correo de quienes entran a GesDoc Nube, y los datos de contacto y facturación del contratante—, MarMegSoft es RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: decide recogerlos y para qué.
• · Respecto de la INFORMACIÓN QUE EL CONTRATANTE REGISTRA en su departamento —los datos de sus documentos, que pueden mencionar a terceros—, el RESPONSABLE es el propio contratante y MarMegSoft es únicamente ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: los procesa por cuenta y según instrucciones de aquél, sin decidir nada sobre ellos. Esa relación se rige por el ANEXO DE ENCARGO DEL TRATAMIENTO.

3. QUÉ DATOS SE TRATAN

Como responsable, de las personas usuarias y del contratante:

• a) Nombre y apellido;
• b) Correo electrónico, que es además el identificador de acceso;
• c) La contraseña, que se guarda siempre cifrada y de forma irreversible: MarMegSoft no puede conocerla ni recuperarla, solo restablecerla;
• d) El rol asignado dentro del departamento;
• e) Fecha y hora del último acceso, y registro de las acciones realizadas dentro del departamento, que constituye el historial del documento;
• f) Del contratante, además: razón social o nombre, RUC, teléfono y correo, y la fecha de vencimiento de su servicio.

Como encargado, la información que el contratante registra: tipo de documento, remitente o destinatario, asunto, referencias, plazos, responsable asignado, notas y la ubicación donde guarda el documento.

4. LOS ARCHIVOS NO SE SUBEN

GesDoc Nube NO almacena archivos, escaneos ni originales. Guarda los datos del documento y una referencia de texto que indica dónde está.

Los documentos permanecen donde el contratante los tenga —su computadora, su red, su propio almacenamiento o su archivo físico— y no se transmiten a MarMegSoft en ningún momento.

5. PARA QUÉ SE TRATAN Y CON QUÉ BASE LEGAL

• · Prestar el servicio contratado: crear y mantener las cuentas, separar la información de cada departamento y registrar quién hizo cada cosa. Base legal: ejecución del contrato.
• · Seguridad: detectar accesos indebidos y conservar constancia de los accesos. Base legal: interés legítimo en la seguridad del servicio y obligación legal de adoptar medidas de seguridad.
• · Administrar el cobro y emitir comprobantes. Base legal: ejecución del contrato y obligación legal tributaria.
• · Avisar del vencimiento y atender el soporte. Base legal: ejecución del contrato.

No se tratan datos personales con fines publicitarios, no se elaboran perfiles, no se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas y no se ceden datos a terceros para sus propios fines.

6. DÓNDE SE GUARDAN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

La información se aloja en la infraestructura de Supabase, en su región de AMÉRICA DEL SUR (São Paulo, Brasil). Esto supone una TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES, que se le informa expresamente conforme a la LOPDP.

• · Destinatario: Supabase Pte. Ltd., que actúa como encargado de MarMegSoft y, respecto de la información del contratante, como subencargado.
• · Finalidad: alojar la base de datos y el servicio de cuentas necesarios para prestar GesDoc Nube.
• · Garantías: la transferencia se ampara en las GARANTÍAS ADECUADAS previstas en el artículo 57 de la LOPDP, instrumentadas mediante el acuerdo de tratamiento de datos suscrito con el proveedor, que incorpora cláusulas contractuales tipo, así como en las medidas de seguridad descritas en la cláusula 8.

MarMegSoft mantiene un registro actualizado de las transferencias realizadas y lo conserva a disposición de la autoridad de control.

Si en el futuro se cambiara de proveedor o de región, se comunicará al administrador del departamento con anticipación.

7. POR CUÁNTO TIEMPO SE CONSERVAN

• · La información registrada en el departamento: mientras el servicio esté vigente y, después, UN (1) AÑO en modo de solo consulta; cumplido ese plazo se avisa por escrito y se elimina treinta días después.
• · Los datos de una persona usuaria dada de baja: se elimina su cuenta; su nombre se conserva en el historial de los documentos en los que actuó, porque ese historial es la constancia de quién hizo cada cosa y borrarlo lo dejaría sin valor probatorio.
• · Los datos de contacto y facturación del contratante: mientras el servicio esté vigente y hasta CINCO (5) AÑOS después, por obligaciones tributarias y contables.
• · El registro de transferencias internacionales: TRES (3) AÑOS, conforme a la normativa aplicable.

8. CÓMO SE PROTEGEN

• a) Todo el tráfico viaja cifrado (HTTPS/TLS);
• b) Las contraseñas se guardan con funciones de resumen irreversibles;
• c) La separación entre departamentos se aplica en la propia base de datos, mediante seguridad a nivel de fila, y no únicamente en la aplicación: una consulta de un departamento no puede devolver información de otro;
• d) El personal de MarMegSoft accede a la información de un departamento únicamente cuando es imprescindible para atender una solicitud de soporte o cumplir una obligación legal, dejando constancia;
• e) Se mantienen copias de seguridad de la infraestructura.

9. SUS DERECHOS

Usted puede ejercer en cualquier momento sus derechos de ACCESO, RECTIFICACIÓN, ELIMINACIÓN, OPOSICIÓN, PORTABILIDAD, y a no ser objeto de decisiones automatizadas, escribiendo a marmegsoft@gmail.com.

MarMegSoft responde dentro de los plazos que fija la LOPDP. Si su solicitud se refiere a información registrada dentro del departamento de una oficina contratante, MarMegSoft la trasladará a esa oficina, que es la responsable, y la asistirá para atenderla.

Si considera que sus derechos no han sido atendidos, puede presentar un reclamo ante la SUPERINTENDENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES del Ecuador.

10. INCIDENTES DE SEGURIDAD

Si ocurriera una vulneración de la seguridad que afecte a datos personales, MarMegSoft la notificará a la autoridad de control y a los afectados en los plazos y condiciones que establece la LOPDP, e informará sin demora al administrador del departamento afectado.

11. MENORES DE EDAD

GesDoc Nube es una herramienta de uso profesional y no está dirigida a menores de edad. No se crean cuentas para menores.

12. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA

Cualquier cambio se comunicará al administrador del departamento con TREINTA (30) DÍAS de anticipación y quedará publicado dentro de la aplicación con su fecha de actualización.