Términos del servicio

1. QUÉ SE CONTRATA

GesDoc Nube es un servicio en línea de registro y seguimiento de documentos con plazos, prestado por MarMegSoft. El CONTRATANTE accede por internet mediante un navegador; no instala ni recibe copia del programa.

Este es un contrato de SERVICIO, no una venta de software. El contratante no adquiere el programa ni su código: adquiere el derecho de usarlo mientras el servicio esté vigente, en los términos de este documento.

2. EL DEPARTAMENTO Y SUS USUARIOS

El servicio se contrata por DEPARTAMENTO. Un departamento es el espacio de trabajo de una oficina: su información es únicamente suya y ningún otro departamento puede verla ni acceder a ella.

Dentro del departamento, el contratante designa un ADMINISTRADOR, que crea y da de baja a las demás personas y les asigna su rol:

• · ADMINISTRADOR — administra el equipo y toda la información del departamento;
• · SUPERVISOR — además de registrar, puede eliminar, importar y reclasificar;
• · OPERADOR — registra documentos, los responde, los edita y los agrupa.

Cada persona entra con su propio correo y su propia contraseña. El contratante se obliga a que así sea: compartir una misma cuenta entre varias personas anula la utilidad del historial, que es el registro de quién hizo cada cosa, y por tanto la trazabilidad que el servicio ofrece.

El número máximo de personas es el del plan contratado. Al alcanzarlo, para dar de alta a alguien más hay que retirar a otro o cambiar de plan.

3. PRUEBA DE TREINTA DÍAS

El servicio incluye TREINTA (30) DÍAS de evaluación completa, sin costo, sin limitación de funciones ni de cantidad de documentos y sin requerir medio de pago.

Al terminar la prueba sin contratación, el departamento NO se bloquea ni se elimina: pasa al MODO DE SOLO CONSULTA descrito en la cláusula 6. Lo que el evaluador haya registrado sigue siendo suyo y puede verlo y exportarlo.

4. PRECIO, FACTURACIÓN Y RENOVACIÓN

El precio es el del plan contratado, por año y por departamento, pagadero por anticipado, más IVA. La puesta en marcha, cuando se contrate, se factura por una sola vez.

MarMegSoft avisará dentro de la aplicación con TREINTA (30) DÍAS de anticipación al vencimiento. Cumplida la fecha, se conceden QUINCE (15) DÍAS adicionales de funcionamiento normal.

MarMegSoft podrá modificar sus precios para períodos futuros, comunicándolo por escrito con al menos SESENTA (60) DÍAS de anticipación al vencimiento. El precio del período ya pagado no se altera nunca.

5. PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN

Toda la información que el contratante registre en GesDoc Nube es y seguirá siendo SUYA. MarMegSoft no adquiere derecho alguno sobre ella, no la usa para ninguna finalidad distinta de prestar el servicio, no la cede a terceros y no la utiliza para entrenar sistemas de inteligencia artificial ni con fines publicitarios, estadísticos o comerciales de ningún tipo.

El contratante puede exportar en cualquier momento toda su información a Excel y a PDF, desde la propia aplicación y sin pedir autorización.

6. QUÉ PASA SI NO SE RENUEVA

Vencido el plazo de gracia sin renovación, el departamento pasa a MODO DE SOLO CONSULTA: el contratante conserva el acceso íntegro a su información y puede verla, buscarla, imprimirla y exportarla a Excel y PDF, pero no puede registrar documentos nuevos ni modificar los existentes.

La información se conserva en ese estado durante UN (1) AÑO contado desde el vencimiento. Cumplido ese año, MarMegSoft avisará por escrito al correo del administrador y, transcurridos TREINTA (30) DÍAS desde ese aviso, procederá a eliminarla definitivamente.

En ningún caso la falta de pago da lugar a retener, bloquear, cifrar ni impedir el acceso a la información del contratante. Si renueva antes de la eliminación, recupera todas las funciones sin pérdida de datos.

7. QUÉ NO INCLUYE EL SERVICIO

GesDoc Nube registra DATOS de los documentos y DÓNDE ESTÁ cada documento. NO almacena los archivos.

El contratante indica la ubicación de cada documento —una ruta de su red, un enlace a su propio almacenamiento, o la referencia física de su archivo— y esa ubicación se guarda como texto. Los archivos, escaneos y originales permanecen donde el contratante los tenga y nunca se transmiten a MarMegSoft.

En consecuencia, MarMegSoft no responde por la disponibilidad, integridad, pérdida ni conservación de esos archivos, que son responsabilidad exclusiva del contratante.

8. DISPONIBILIDAD

MarMegSoft empleará esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible de forma continua, y realizará las tareas de mantenimiento preferentemente fuera del horario laboral ecuatoriano, avisando con anticipación cuando impliquen interrupción.

MarMegSoft NO garantiza un porcentaje determinado de disponibilidad ni asume penalidades por interrupción. El servicio se apoya en proveedores de infraestructura de terceros y en la conexión a internet del contratante, que están fuera de su control.

El contratante que requiera operar sin depender de una conexión a internet debe considerar la versión de escritorio de GesDoc, que funciona íntegramente en su propio equipo.

9. COPIAS DE SEGURIDAD

La base de datos cuenta con COPIAS DE SEGURIDAD DIARIAS provistas por la infraestructura del servicio.

Esas copias son un mecanismo de continuidad del servicio y no sustituyen las del contratante. Se recomienda expresamente exportar la información a Excel al menos una vez al mes y conservarla bajo su propio control.

10. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

El contratante se obliga a:

• a) Mantener la confidencialidad de las contraseñas y no compartir cuentas;
• b) Dar de baja de inmediato a quien deje de pertenecer a su oficina;
• c) Registrar únicamente información lícita y para fines lícitos;
• d) No intentar acceder a datos de otros departamentos, ni sondear, vulnerar o sobrecargar deliberadamente el servicio;
• e) Comunicar sin demora cualquier acceso no autorizado del que tenga noticia.

11. PROPIEDAD INTELECTUAL

GesDoc es una obra original de MarMegSoft, titular de los derechos patrimoniales y morales de autor sobre el software, su diseño, su base de datos y su documentación, conforme al Código Orgánico de la Economía Social de los Conocimientos, Creatividad e Innovación (COESCCI).

El contratante no puede copiar, descompilar, aplicar ingeniería inversa, redistribuir, revender ni sublicenciar el servicio, ni eliminar avisos de autoría o marca.

12. DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales se rige por la POLÍTICA DE PRIVACIDAD y, en lo relativo a los datos de terceros que el contratante registre, por el ANEXO DE ENCARGO DEL TRATAMIENTO, que forma parte inseparable de estos términos.

13. SOPORTE

El soporte se presta por escrito al correo indicado al pie, en días laborables, y está incluido en el precio mientras el servicio esté vigente.

MarMegSoft accede a la información del contratante ÚNICAMENTE cuando resulte imprescindible para atender una solicitud suya de soporte o para cumplir una obligación legal, y deja constancia de ese acceso.

14. GARANTÍA Y RESPONSABILIDAD

El servicio se presta conforme a lo descrito en su documentación. Fuera de ello se presta "tal cual", sin garantías adicionales expresas o implícitas.

La responsabilidad total de MarMegSoft frente al contratante, por cualquier concepto, se limita al valor efectivamente pagado por el servicio en los DOCE (12) MESES anteriores al hecho que la origine. MarMegSoft no responde por daños indirectos, lucro cesante, ni por pérdida de datos derivada de actos del propio contratante o de sus usuarios.

Esta limitación no se aplica al dolo ni a la culpa grave.

15. TERMINACIÓN

El contratante puede dar por terminado el servicio en cualquier momento, comunicándolo por escrito; no se devuelven los valores del período en curso, pero conserva el acceso hasta el final de ese período y después el modo de solo consulta de la cláusula 6.

MarMegSoft puede suspender o terminar el servicio ante incumplimiento grave de estos términos, previo requerimiento escrito con un plazo de QUINCE (15) DÍAS para subsanar, salvo que el incumplimiento comprometa la seguridad de la información de otros contratantes, en cuyo caso la suspensión puede ser inmediata.

En cualquier caso de terminación se aplican los plazos de conservación y exportación de la cláusula 6.

16. MODIFICACIONES

MarMegSoft podrá modificar estos términos comunicándolo al administrador del departamento con TREINTA (30) DÍAS de anticipación. Si el contratante no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que entren en vigor y se le devolverá la parte proporcional no consumida del período pagado.

17. JURISDICCIÓN

Estos términos se rigen por las leyes de la República del Ecuador. Las partes se someten a los jueces competentes de la ciudad de domicilio del contratante.

18. ACEPTACIÓN

Al contratar o usar GesDoc Nube, el contratante declara haber leído y aceptado estos términos, la política de privacidad y el anexo de encargo del tratamiento.